Część A. - typowe formularze "administracyjne" z rubryczkami do wypełnienia. Podaje się tutaj ogólne dane dotyczące projektu oraz partnerów. Na tych formularzach składane są podpisy. Każdy z partnerów wypełnia stronę formularza A3, koordynator oprócz swojego A3 podpisuje się również na A1. Podpisy składają osoby, które w danej instytucji mają upoważnienie do zaciągania zobowiązań prawnych.

Koordynator powinien możliwie szybko zebrać podpisane formularze A3 i sprawdzić czy są poprawnie wypełnione. Dobrze jest wcześniej sprawdzić czy osoba upoważniona będzie osiągalna, czy nie planuje wyjazdu w tym czasie.

Część B. - część anonimowa (nie powinno się w niej podawać danych identyfikujących wnioskodawców). Niezachowanie anonimowości może spowodować odrzucenie wniosku. W części tej opisuje się przede wszystkim cele i plan pracy projektu. Na jej podstawie ocenia się głównie jakość naukową projektu.

Część C – w której podaje się dane dotyczące partnerów oraz pozwalające ocenić pozostałe kryteria (np. zarządzanie, wkład do osiągnięcia celów społecznych wspólnoty).

W "Guide for proporers" znajduje się również informacje co powinny zawierać oraz jak wyglądać części A i B (np. numer strony, akronim projektu oraz data na każdej stronie).

Istnieją 3 możliwości dostarczenia wniosku do Brukseli:

1. Elektroniczny, na razie nie polecany, jako ,że sprawił wiele problemów w pierwszej rundzie konkursów Jeżeli ktoś lubi tego typu nowinki i ma trochę czasu powinien na co najmniej kilka tygodni przed deadlinem zaopatrzyć się w odpowiednie certyfikaty oraz poćwiczyć uzyskanie programu protool (wypełnianie, dołączenie części B i C, dołączenie klucza).
2. Doręczenie osobiste lub przesyłka kurierska. "Papierowa" wersja wniosku doręczona tym sposobem musi dotrzeć do Komisji najpóźniej w dniu deadlinu do oznaczonej godziny.
3. Dająca trochę więcej czasu wysyłka pocztą. Wniosek musi być wysłany najpóźniej w dniu deadlinu (liczy się data stempla pocztowego) oraz powinien dotrzeć do adresata przez następne 10 dni roboczych.

Obowiązujące adresy wysyłkowe znaleźć można w dokumencie ogłoszenia konkursu (call for proposals). Podawane są tam zawsze 2 adresy: jeden do doreczenia osobiście lub kurierem, drugi adres pocztowy.

Instrukcja dotycząca przygotowania przesyłki znajduje się w dokumencie "Guide for proporers, part 2" rozdział IV.3.6. "Submission of a proposal on paper"

• Dokumentacja wnioskowa składa się z 5 spiętych /zbindowanych kopii części A, 5 spiętych/zbindowanych kopii części B, 5 spiętych/zbindowanych części C oraz niespiętego kompletu oryginałów (z oryginalnymi podpisami);
• Dokumentacja pakowana jest w kopertę (lub koperty w przypadku dzielenia przesyłki) wewnętrzną, na której powinna się znaleźć adnotacja "Commercial-in-confidence" oraz napis:

Proposal to ……………… (nazwa programu)

Call published ………… (data publikacji, konkursu)

Call identifier ……………(znak konkursu)

…………… (nazwa tematyki/akcji kluczowej lub jej numer)

• Do koperty należy dołączyć potwierdzenie wpływu wniosku (Acknowledgement of receipt) z wypełnionym adresem zwrotnym i danymi dotyczącymi projektu. Potwierdzenie to Komisja prześle koordynatorowi wraz z odpowiednim numerem wniosku (jeżeli go wcześniej nie nadano). Na tenże numer należy się powoływać we wszelkiej korespondencji dotyczącej wniosku. Formularz potwierdzenia znajduje się w "Guide for proporers, part 2." - Appendix 4.
• Zapakowane koperty wewnętrzne wkłada się do zewnętrznej koperty/opakowania, które adresuje się na odpowiedni adres Komisji Europejskiej.

6 egzemplarzy wniosku może stanowić spory pakunek, warto pamiętać, że wg zasad Poczty Polskiej list nie może ważyć więcej niż 2kg. Można wysłać dokumentację jako paczkę upewniwszy się, że to nie wpłynie na opóźnienie doręczenia. Można ją podzielić na kilka przesyłek pamiętając o dołączeniu informacji pozwalającej zidentyfikować każdą część oraz złożyć je przez adresata w jedną całość.