ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
Zarządzanie jest nieodzownym elementem każdego projektu, jednym z ważniejszych kryteriów jego oceny, umiejętność zarządzania decyduje o wyborze koordynatora.
W projekcie europejskim zazwyczaj uczestnicy wielu partnerów, pracują nad wspólnymi rezultatami, które muszą uzyskać w określonym czasie. Często jeden z partnerów dopiero może rozpocząć swoją pracę, jeżeli otrzyma wyniki pracy innego. Zdarzyć się może, że jeden z partnerów w ogóle nie wykonuje swoich zadań, nie przesyła na czas sprawozdania, przez co całe konsorcjum ponosi konsekwencje przed Komisją Europejską.
Stąd tak ważne jest zadbanie aby wiedzieć ile czasu zajmą partnerom poszczególne zadania. Które zadania znajdują się na "ścieżce krytycznej" (tzw. opóźnienie jednego wiąże się z opóźnieniem całości). Trzeba na bieżąco wiedzieć jak przebiega praca, składać na czas sprawozdania i na czas projekt zakończyć. Trzeba umieć ratować projekt, gdy od któregoś z partnerów nie uda się nic wyegzekwować.
Jednym słowem potrzebne jest zarządzanie.
5 PROGRAM RAMOWY - GDZIE POTRZEBNE JEST ZARZĄDZANIE PROJEKTEM ?
- W formularzu aplikacyjnym (część B). W planie pracy najlepiej dołączyć zdania związane z zarządzaniem.
- W formularzu aplikacyjnym (część C - zarządzanie projektem i uczestników projektu)
- W trakcie pisania projektu
- W czasie realizacji projektu
CO OBEJMUJE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM ?
Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązania sporów i konfliktów, itp.)
Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu, sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp. niezbędnego do realizacji projektu
Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)
Zarządzanie zadaniami
- koordynacja zadań,
- ustalenie celów głównych i pośrednich projektu,
- rozbicie projektu na logiczne fazy,
- opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis, partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane efekty mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp),
- podział zadań między partnerów,
- kamienie milowe,
- opisanie oczekiwanych rezultatów działań,
- raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie jakości wykonania zadań.
- Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział żądań w czasie, kiedy maja być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z Unii Europejskiej, kiedy wpłacane będą pieniądze przez koordynatora)
- Zarządzanie prawami własności intelektualnej (do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być zachowana poufność, itd.)
ADMINISTRACJA PROJEKTU
Administracja związana jest formalną stroną raportowania i przepływu informacji. Obejmuje:
- Procedury raportowania, partnerzy ®
koordynator ®
KE
- Lista dystrybucji raportów
- Techniczne i administracyjne punkty kontaktowe
- Standardowy wygląd dokumentu
- System numerowania dokumentów
- System wypełniania dokumentów
- Format dokumentów, wersja oprogramowania
- Lista dystrybucji e-mailów
- Wytyczne dla zewnętrznego prezentowania projektu (CD)
WAŻNE KROKI I DZIAŁANIA
- Zawiadomienie o dacie rozpoczęcia kontaktu
- Wzajemne przedstawienie się partnerów (telefon, e-mail ...)
- Data i miejsce pierwszego spotkania
- Sprawdzenie danych dotyczących banków i rozesłanie zaliczki (advance payment)
- Status umowy konsorcjum i umowy partnerów stowarzyszonych
- Kontakt osobisty z urzędnikiem z Komisji Europejskiej, który nadzoruje projekt
- Informacja dla własnego kierownictwa o rozpoczęciu projektu
- Organizacja częstych spotkań dotyczących projektu w ramach organizacji
- Przygotowanie do audytów Komisji Europejskiej
MONITORING ZE STRONY KOMISJI EUROPEJSKIEJ
Komisja oprócz przyjmowania okresowych raportów zaprasza przedstawicieli raportu (raz lub dwa w czasie trwania projektu) do Brukseli w celu zbadania pomyślności przebiegu prac, zapoznania się z wynikami. Często rezultatem takiego interview jest zalecenie zmian w projekcie.
Dla monitorowania projektu Komisja wysyła też do uczestników ekspertów-audytorów, którzy na miejscu kontrują stan projektu.
- Często Komisja Europejska wyznacza 2-3 zewnętrznych audytorów (konsorcjum ma prawo veta, umowa poufności)
- Audyty odbywają się raz do roku (może być inaczej), mogą być wspólne audyty w ramach clusterów projektów
- Wyniki audytu zależne są od wyników i osiągnięcia kamieni milowych
- Powinny być dostępne modele lub prototypy
- Dobrze jest zmieniać miejsce audytów tak aby wszyscy partnerzy czuli się za nie odpowiedzialni
- Dobrze jest zaprezentować projekt na imprezach / wydarzeniach wspieranych przez Komisje europejską (targi, seminaria ...)
OPRACOWANO WE WSPÓŁPRACY Z
WROCŁAWSKIM CENTRUM TRANSFERU TECHNOLOGII